关键环节设计及典型业务流程

    大型连锁零售企业涉及节点多、地域广、人员结构复杂。因此，如何保证业务流程的顺畅流转是系统首要考虑的问题。

    在系统中我们采用了“数据流驱动业务流”的概念，确保业务流程的顺畅流转。具体讲，将数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，利用内部短信来串联一项工作的不同阶段。各种单据完成后，系统自动生成短信发送到下一阶段的工作人员的邮箱中；下一阶段的工作人员将在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当时状况，并且可以选择其中任意一项工作切换到相应单据进行处理。这样既减少了信息的流转时间，提高效率，也避免了因某一阶段或岗位人员的原因而造成业务停滞。更值得一提的是，可以及时发现业务的停至点，从而及时采取措施。

    1、价格体系

    各地消费水平的参差不齐与货源的多样性，决定了连锁零售企业商品价格的多样性。因此，拥有一个大规模的多价格体系是一个零售连锁企业赖以发展的必要因素。

    在系统中，可以设定不同的价格组，商品按区域、包装不同可以有不同价格，同一商品在不同的门店可以有不同的价格，商品的价格也可有多种调整控制的方式，价格信息的变化可以及时、准确地传递到需要的节点。

    2、科学与实用的编码体系

    建立科学的编码体系是连锁企业信息系统实施中的核心问题之一，是系统扩展、企业扩张的基本前提。而对于大型连锁零售企业来说，其最终用户的习惯与水平是良莠不齐的，因此，实用的编码体系与科学的编码体系同样重要。

    编码体系包括组织机构编码、商品编码、供应商编码、类别编码、控制代码、单据编码等。对于基本信息编码，如供应商、商品等，系统保证编码在全系统中的唯一性，以确保采购、配送等业务不出现“货不对板”的情况，同时，还保证编码的多样性，以适应不同的节点用户。对于类别编码，系统保证不同节点不同部门的分类需求。对于控制代码，如管理节点的组织代码、商品分类码等，除要求统一的编码规则外，还严格控制各节点对此类编码的修改权限。

    总之，编码体系充分体现了连锁经营对编码的特殊要求，大大降低系统的复杂度和使用成本。在统一编码方案、统一编码管理与发放的原则指导下，三九连锁体系绝大多数区域和门店的基础编码体系是一致的，这为今后系统整合和资源共享打下了坚实的基础。

    3、统一、灵活的权限控制

    大型连锁企业各节点的权、责必须明确清楚，并且要统一控制，否则容易失控。对于不少国内连锁企业来说，由于节点与节点用户的复杂性，还必须考虑到每一最终用户的责任与权利问题，否则更容易失控。面对形形色色顾客，零售企业还必须要有处理应急事物的能力，否则会造成不必要的负面影响。因此，系统的权限控制也是连锁企业必须要考虑的重要问题之一。

    该系统权限控制分为两个层面，即功能权限和数据权限。系统不但控制了用户对功能的执行权限，如采购、采购审核、修改、打印等，还控制了用户对数据的访问权限。

    4、商品管理

    我们独创的商品分布体系使总部、区域总部、门店对商品的灵活管理成为可能。如同一商品在不同的门店可以有不同的定价、不同的采购权、不同的配送权等，符合连锁管理的实际需要。同时，我们也支持条码、店内码、助记码、商品分类码、分离类扩展码等多种码种。另外，新商品的引入，一定会通过严格的准入流程，保证商品信息的完整性。

    5、采购管理

    连锁系统中的采购业务可以发挥集中采购的价格优势，然而，由于连锁体系中存在要货点多、信息滞后、反馈不及时、配送转采购等原因，容易引起缺货现象。同时，由于存在一对多的商品一供应商关系，如何选择合适的供应商就成了采购业务中的难点。我们采取以下措施解决采购问题：

    （1）建立自动采购模型，以库存、销售和供货商信息等为基础，动态地自动产生订货建议，实现采购业务的计划性、可控性和目的性，既降低库存又避免缺货。

    （2）提供多种预警机制，如缺货预警、积压预警、不动销预警等。

    （3）通过系统参数的设定，实现了采购商品的品种、数量、价格在计划、合同、订单中的相互控制。

    （4）对供应商对比分析选择最佳供应商。

    （5）对供应商进行到货率、退货率、不合格商品比率的考核，确定供应商信誉度。

    6、配送管理

    随着门店数量的增多，能否实现有效配送往往成为制约业务发展的环节，避免门店缺货或积压成为系统所必须解决的问题之一。我们根据门店销量及优先级别合理分配配送数量，用自动配送、自动铺货、仓内货位管理、批次管理等手段来提高配送效率。用替代品、配送调节的方法与手段来避免断货与积压的问题。

    7、供应商结算

    大型连锁零售企业中，同一商品可能有不同供应商，同一供应商可能对应不同节点、不同商品。因此，对供应商的结算问题是管理难点之一。系统采用先进先出的批次进价核算方法，可以按销量结算，也可以按单结算，特别是可以按单品选择结算，从而解决了与供应商之间的结算难问题。

    8、商品成本核算

    现代零售企业的价格瞬息万变性与区域不统一性决定了核算的复杂性。商品成本核算一般情况下有两种体系：一种是以售价为核算基础的售价核算体系，此种方法在使用计算机管理的时代已经失去了它固有的优点，相反更加暴露了其在商品竞争时代不可回避的缺点，因此不再采用此种核算体系。另一种是以进价为核算基础的进价核算体系，这是使用计算机后越来越被重视的核算体系。

    系统采用的进价核算体系，根据不同的出货规则或原理具有不同的核算方法。一般情况下有：先进先出法、后进先出法、批次核算法、移动加权平均法、加权平均月末结转法、最新进价法等几种。

    9、税率

    系统采用价税合一的方法，其销项税静态设置，而进项税则随着商品入库而动态改变，在进行核算时可以根据实际情况剥税，从而解决了税率难以准确计算的问题。

    10、财务接口

    由于国家政策及行业专一性原因，连锁企业的管理系统与财务系统一般是两个不同的系统，这就在一定程度上加大了企业的管理成本与工作量。三九医药系统通过标准的财务接口，将业务系统中的各项数据无缝转入到财务软件中，使系统中的各类单据自动转为凭证并进入财务系统，减轻了财务人员的工作量。