梳理会计科目 统一单位编码

　　中铁十一局财务集中核算项目浪潮软件方负责人孔祥振向记者介绍说，2008年年初，他们就进驻中铁十一局，与中铁十一局集团财务部王道平副部长具体负责的项目组一起，做了初期项目调研，完成了基础资料的梳理和准备。其中很重要的一项工作就是做了全集团会计科目体系的规范统一，统一单位编码。

　　没有统一的单位编码，没有统一的会计科目体系，要做到财务核算集中恐怕是天方夜谭。王道平介绍，在没有统一会计科目体系之前，有些会计科目在集团与各子公司之间的账务记录和处理是不一样的，以多收到的应收账款为例，有的子公司就记为贷方应收账款，有的子公司则记为借方预收账款。还有在管理费用科目下，有的子公司的编码是01办公费，02差

　　旅费；而有的子公司则相反，01是差旅费，02是办公费。这些会计科目设置和编码的差异，给整个集团的财务集中核算带来的严重的阻碍。

　　为了做好集团的财务集中核算，王道平介绍说，他们项目组联合十一局集团和各子公司的会计、财务人员用了整整两个月的时间，重新树立规范了整个集团的会计科目体系，形成了从一级到三级会计科目全集团都统一的效果。比如，以银行存款一级科目来说，是在全局范围内实现统一编码，0100建行总行，0101建行某分行，0200工行，0201工行某分行，这样一级级演化下去。

　　这样的统一，可以让集团随时可以查到但在某一银行的账务汇总情况。王道平介绍说，没有做统一之前，集团可能连在银行有总共有多少个账户都不知道，这曾经给集团的财务管理带来很大的麻烦。有一次他们为一个项目去某银行开户，结果银行告诉他们中铁十一局存在休眠账户没有注销，不能开户。当中国人民银行总行清理休眠账户时，要求集团注销休眠账户的时，集团只有下发excel表格，让大家各自统计该银行的所有帐户及账户活跃情况，来查找休眠的到底是哪个账户。这样做，一方面手工填报的数据的准确性不能保证，另一方面这种来回下传上报过程也使数据的及时性得不到保证。而现在，统一了会计科目和编码之后，在系统里面，集团可以很方便地查看在银行有多少账户、每个账户的活跃状态等。

　　另外，作用比较显著的就是单位编码，即在全集团范围内把各子公司、各单位的编码都统一起来，这样在整个系统内一个单位就用一个编码来表示。这样一方面可以方便集团以编码查询某子公司的所有账务，另外也能大大方便后面所要讲到的内部交易的抵消处理。

　　“抵消公司”的妙用

　　“中铁十一局财务集中核算项目的一个最大的突破点就是其内部关联交易的自动处理功能的效果非常显著。”孔祥振向记者介绍。

　　所谓集团内部关联交易，实际上就是指发生在集团内部的业务往来，比如在不同子公司之间的项目之间的材料调拨或者母公司给予子公司某人发一笔奖金都会形成子公司之间或者母公司与子公司之间一出一入的业务往来。

　　中铁十一局的内部交易非常多。据统计，2008年集团共产生会计凭证40多万个，其中

　　3万多都是内部交易的凭证。也就是说全年业务中有将近 10%是内部交易。而这些频繁复杂的内部交易如果不能清晰、及时地做账务和财务处理的话，就会导致数据失真，使收入和成本双向虚增。

　　曾福星介绍说，内部交易问题一直是中铁十一局财务无法回避的问题。原来集团的做法是在做合并报表之前进行内部交易的人工核对。但这种做法的效率和准确性都非常低下。实施财务信息化，如果不抵消内部交易，那么汇总后的数据就没有意义。

　　而浪潮ERP-GS管理软件中有内部交易模块。在浪潮和中铁十一局项目组的互相支持和配合下，这个软件的内部交易模块用得非常好。具体做法是，他们用一个虚拟的“抵消公司”作为抵消集团内部交易的传导载体。当内部交易发生的时候，系统就会自动进行核对确认，并且根据预设的交易模版自动生成抵消分录，在往来单位之间借助“抵消公司”账户进行抵消。到了期末，集团内部交易完全能对上，合并数据随时能出来，既准确又快捷，比较符合会计准则中的及时性原则。

　　一年有3万笔内部交易，如此大的数据量如果全部放在期末进行核对，工作量之大可想而知。曾福星说： “过去每次对账都要把会计人员集中起来核对好几天才能对完。这种做法耗时长不用说，准确性也无法完全保障。而使用内部交易模块后，我们已经不需要在做报表之前进行对账了，因为这时内部往来的账是完全核对一致的。”

　　当然，能收到如此效果，统一单位编码的功劳也是不可磨灭的。因为如果在系统中各单位的编码不是统一的，而是各有各的代号，那么可想而知，要想找出多个子公司之间的多笔内部交易是多么困难。