一个需求

　　办公自动化是一个漫长的管理细化规范，同时也是人员和软件相互学习和适应的过程。1999年，经研院以换址为契机，同时进行了新办公平台的建设，铺设了局域网，办公自动化平台选用IBM Lotus Notes4.6，在这个基础上开发了个人的邮件系统、公文流转等，应用效果比较能满足企业当时的业务需求。

　　“2005年，研究院信息化进程推动的特别快，新的应用需求不断产生，同时，新的功能以及外界新技术的不断增加和改进让我们意识到1999年开发的办公自动化系统已经不能适应企业的需要了。因此，我们决定对现有的办公自动化系统重新进行改造和开发。”张艳告诉记者，“对于新平台的建设我们首先考虑的就是需求问题，为此，我们针对新办公平台需求功能的设计定了几个大的方向，同时对这几个大方向进行了细化，形成了最初的新办公自动化平台模型。”

　　据了解，目前大部分OA系统大多是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。OA是用来处理企业日常办公的管理软件，一般来说要建立信息发布的平台、实现工作流程的自动化、搭建个人事务平台以及实现对知识的自动化管理等方面。

　　事实上，为了更好的铺设内部OA系统，早在经研院进行项目选型之前一年，办公自动化项目小组就开始深入到各个处室实地考察具体需求，同时要求各个处室提供一至两名工作人员收集自己处室更为细致的需求情况以备参考。张艳告诉记者，正是这为期一年对实际需求的分析和深入挖掘为整个办公自动化项目的成功实施奠定了基础，并且在实施过程中对项目进行了很好的过程控制，使得项目成果更具有针对性。

　　最终，经研院新自动化办公系统的需求浮出水面。第一，建立信息发布的平台，要求“信息发布及时醒目、重要通知强制性到达”，更丰富现有的OA系统，增加信息化资料管理，让信息的查询更加方便、快捷；第二，完善项目管理功能和公文流转功能，在新平台上加强管理，提高工作效率；第三，加强费用管理，让财务信息及时反馈给员工，达到好的办公环境所应该具备的功能；第四，整个平台的应用模式改为B/S方式，降低维护成本。

　　三个衡量标准

　　需求定下来之后，就要开始给项目找个合适的开发伙伴，很多企业都在找合作伙伴的时候吃过亏，由于合作伙伴本身实力有限，整个项目在实施的过程中轻则超出预算、项目实施后不能完全满足企业需要，重则整个信息化项目因此搁浅，甚至失败。

　　经研院在选择合作开发伙伴的时候更为小心，一方面鉴于以上原因，更重要的是经研院隶属于中石化集团公司，在信息化系统建设上，集团公司虽然给予了一定程度的选择空间，但是也有很明确的限制，在今后的对接上要求技术实现的可行性。

　　考虑再三，经研院决定将选择合作开发伙伴的衡量标准定为以下三点：要求合作开发伙伴具有一定规模，包括公司整体实力、项目开发实力以及售后服务这三方面。除此之外，对于数据库的选型也有所要求，项目实施要求尽可能保留此前使用的Lotus Notes，尤其是邮件系统。张艳表示：“我们认为应用软件的生命力在于应用，并且随着应用的过程逐渐产生新的应用需求，因此，对于开发伙伴的售后服务我们很重视。此外，事先要做好风险评估，合作伙伴的考核要从多方面进行。”

　　随后，经研院针对办公自动化项目进行了正式的招标、投标、综合评分。另外，项目考核小组还到各个招标单位进行了实地考核，主要是了解公司的实力情况，对包括公司资质在内的多方面进行审核。最终，在投标的四家服务商中选择了神州数码的DigiFlow流程管理平台。该平台是基于Domino系统的办公自动化应用建设中使用的一套应用流程管理平台。包括流程配置、组织结构、应用模板、统一消息系统、菜单授权与管理等多种管理模块。用户可以实现基于图形化的对流程的快速配置与维护，避免了定制开发流程带来的流程开发工作量大、流程修改后的维护困难、无法灵活进行流程管理等传统Domino平台应用的弊病。

　　目前，经研院办公自动化系统功能包括业务流程、知识管理、项目管理、网上办公、短信平台、公共服务等。业务流程分布在财务信息、公文管理、考勤管理等。系统采用集中式管理，注册用户200余人，截至2009年2月，项目管理、考勤管理、收文管理数据量均超过万条。