两大功臣

　　如果说办公自动化平台的建立让经研院办公环境得到了大大的改善，那么该OA系统中的工作流模块和项目管理模块就是项目成功的两大功臣。

　　据张艳介绍，虽然工作流程的自动化可以规范各项工作、提高单位协同工作的效率，但是实施起来却并不是一件易事，需要调动所有企业领导和员工的积极性，改变他们的办公习惯。面对困难，就要解决困难，新办公平台的公文流转项目的实施得益于院领导的大力支持，在院长的鼎力支持下，经研院开始了一轮公文流转的变革。

　　公文流转牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作。这样，问题就出来了：公文流转单如何录入？如果进行单纯的扫描录入，办公室人员的工作量非常大，这个就没有达到简化流程、提高办公效率的目的。流转以什么为依据？如何保证公文的可信度和唯一性？批示如何体现？……等等一系列问题摆在项目实施小组的眼前。

　　经过项目小组和开发伙伴神州数码的紧密配合，在四个月的开发工作成功实现了对于新办公流程的再造，并且对一些诸如“痕迹”、审批等细节上做了进一步改进。“我们的公文流转的需求十分复杂，每份公文的审批需要严格逐级查看，由于公文的独一性，造成一旦哪个批复环节出现问题，整个公文的流转将停滞，为此开发人员想了很多办法，最后设计为每个批复环节上，单一的公文自动生成两份，以便工作人员实时查看控制文件流转过程，提高了公文流转的可行性。”项目经理张艳介绍到，“此外，公文流转很重要的一个因素就是‘痕迹’，所有看过这份公文的人，包括已经批复的意见都要有痕迹。另外，修改意见中还增加了对批复意见的重视，没有在批复栏输入意见的公文无法提交。诸如此类的细节都在试用的时候显示出来，并一一加以改正和增强。”

　　项目管理功能是新办公自动化平台另一“应用明星”，张艳告诉记者，“新平台应用了30多个模块，其中，项目管理模块应用的特别频繁。虽然，我们不生产具体的产品，也没有流水线，但我们是人才的智库，主要的项目是为集团出谋略，做评估、评审等方面的工作，其中也包括国家成品油定价机制等软课题的研究。每个课题我们都作为一个项目，通过立项、审批，项目成立以后的项目跟踪、项目结项以及结项后对成果的管理，一系列的过程全部通过项目管理功能管起来了。”

　　一个好的OA系统远必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性。上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排，任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自己部门的具体目标，通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，然后各就各位，把详细的工作计划再分配下去。这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。经研院通过采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。