团队沟通协作

　　提供中国海运(集团)总公司各级领导、管理人员与广大职工人与人之间、团队与团队之间多种沟通渠道。

　　- 提供视频会议、在线交流、电子邮件、网上传真、手机短信等通讯手段与实用的文件快速传递。

　　- 延续多种传统沟通形式：请示汇报、指示、约见、留言等。

　　- 辅助企业文化建设的企业级论坛与部门级论坛。

　　- 信息协同

　　追求在中国海运(集团)总公司范围内各种信息的一次录入重复利用，将分散的信息关联组织起来，从海量信息中找出价值信息。

　　- 以文档中心、知识库为基础，不断沉淀与分享全部员工的技术、业务知识与经验 。

　　- 与企业系统等交换信息，以及发布互联网的社会、行业新闻与交通天气信息等。

　　- 提供强大的搜索引擎，挖掘企业内部与外部互联网零散而海量的信息。

　　- 集中的信息化问题与需求处理流程。

　　- 流程协同

　　把中国海运(集团)总公司中各种跨地域、跨组织、跨应用流程及人员相关、业务相关流程进行连接、嵌套、整合，构造一个完整的企业流程体系。

　　- 实现集团总公司各部门之间的跨组织流程、本地与异地之间的跨地域流程、与财务等整合的跨应用流程的来回跳转、嵌套。

　　- 协同和衔接与人员相关、业务相关的各种文件流程、行政流程、业务流程、监控流程等。

　　- 流程能实现连续处理、转发，也能自动从相关事务的任何环节中发起流程。

　　- 事务协同

　　尊重中国海运(集团)总公司用户日常工作习惯，以具体的某项工作事务为中心组织各项功能，加强诸多功能之间的联动，使用户专心于事务本身而不用考虑功能使用。

　　- 各种待办工作的提醒，以系统内、手机短信、电子邮件等多种方式。

　　- 以日程为主线，一方面以用户为中心关联各种事务，事围人转，如会议、出差、派车、通知的协同；另一方面，在用户以“事”为中心组织工作时，实现顺利完成事务的多功能联动，如接待事务同时涉及到接待安排、会议安排、车辆调度等多事务和多功能联动。

　　- 集成外部政府、企业的各种网上服务。

　　- 对资源的统一调度安排，包括文件、会议室、车辆、办公用品、印章、财务、资产等。

　　- 信息在流程与功能模块之间相互引用、更新，流程实现数据的审批，模块实现数据的落地管理。

　　项目实施方案

　　中国海运(集团)总公司协同办公OA项目实施遵循“总体规划、分步实施”的指导方针，从应用层、管理层、决策层等三个层次上保证实施效果：

　　- 在应用层，作为使用者的事务/业务处理系统，为使用者提供快捷、方便的工作工具，方便员工的办公与信息交流，提高了工作效率；

　　- 在管理层，作为使用者的信息管理系统，有助使用者实时、全面掌控部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公；

　　- 在决策层：作为使用者的决策支持系统，能够提供决策参考和依据，可以强化领导的监控管理，增强对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况。

　　泛微公司应用成熟的软件技术和平台来实现本项目的各项需求，采用OSSP项目实施方法，如下图：

　　

　　图：泛微公司OSSP 项目方法

　　在OSSP 实施方法的四个阶段中，每个阶段定义了一套交付、里程碑和报告，并在第三阶段——执行阶段中应用基于CMM的项目管理理论。

　　1、启动阶段

　　项目交付过程的第一个阶段是启动，启动阶段的目标是：

　　- 详细描述项目的目标和范围

　　- 定义项目结构，包括必需的硬件、应用程序、工具、服务点的办公设备等等，以完成建立流程一个经由用户批准的初步项目计划

　　- 用户和泛微公司实施团队都同意的验收标准，用来验收项目的完成

　　2、计划阶段

　　计划阶段在启动阶段后。计划阶段的目标是：

　　- 定义to-be 流程

　　- 由泛微公司实施团队协助用户定义和批准的详细需求

　　- 详细的框架和实施说明

　　- 用户和泛微公司实施团队在项目完成步骤上达成一致

　　3、执行阶段

　　完成了计划阶段的目标后，进入执行阶段，在此将完成：

　　- 项目实施团队进入实施角色

　　- 定义项目风险控制、项目进度监控、质量保障体系和项目文档管理等相关标准，明确何时项目就绪并生效

　　- 培训教师己接受培训

　　4、移交阶段

　　项目交付流程的最后阶段是移交，在移交阶段的末期：

　　- 制造执行系统的用户己培训

　　- 项目已部署，并投入生产

　　- 用户已签署了项目验收表

　　在所有这些阶段，项目管理任务如计划、通信、项目结构管理、基础架构维护、质量保证等等，由项目经理来执行，直至系统证实上线运行并进行推广应用。

　　应用成果

　　目前，中海集团的协同办公OA系统已经很好的实现了初期设想的目标，建立了公司统一的电子化管控体系和知识管理体系，为公司建立了一个良好的电子化、标准化、制度化办公环境，也使企业员工在虚拟的电子化运营组织中形成了共同的办事风格和企业文化，为企业全体员工在工作中实现高效、协作创造了便利条件，目前，中海集团的协同办公OA系统已经成为集团的核心竞争力之一。

　　 协同办公系统应用截图

　　

　　

　　

　　协同办公OA系统效益分析