5、进口代理合同根据与用户洽谈的结果，在系统中制作《代理进口合同》（即代理协议）。
n 内容：合同号、签订及创建日期、客户基本信息、各种费用收取方式及相应值或率、商品信息（可不填），业务员输入协议信息后保存或申请审批。（合同中加入"所属项目"，该项目作为数据字典使用，并可作为统计的依据）。
n 审批：针对代理合同可以定义审批，也可以不定义审批流程。
n 状态：准备、申请、执行、终结。
6、进口外贸合同、合同预算打印控制中进口合同的打印文件可以导出到WORD文档，导出文件应该直接是WORD文档；打印外贸合同时要根据合同的不同条款生成不同的合同文本。
在与外商询价、报价等洽谈结果的基础上，进行合同预算编制。系统中进口合同附《合同预算表》、《代理进口合同》可对合同货款、各种费用等进行预算。
进口合同号依编码规则编号，系统提供进口合同标准条款范本供调用。
n 内容：签订日期、客户及供应商基本信息、价格条款、运输方式、付款方式、币种及原币金额、起运港及目的港、其它条款等，其中的交货期必须是具体的日期，同时加入解释性字段，打印时打印解释性字段内容而不打印具体日期，此日期只作为预警的条件。
n 审批：外贸合同及预算、代理合同的信息采集没有先后顺序，可将所有信息在同一窗口记录，审批定义在进口合同处一起审批。审批条件如下：
? 审批权限：
§ 业务员小于10万美元§ 项目经理小于20万美元§ 总经理与副总经理小于40万美元§ 主管进口副总裁大于等于40万美元? 审批控制：业务员执行"申请"操作，合同由"准备"状态变为"申请"或"执行"状态，具体如下：
§ 由"准备"状态改变为"执行"状态：
进口合同成交金额在各自权限范围内，进口手续费大于等于1%或最低收费大于等于RMB400，银行费为3‰，不需要公司提供授信额度，不需要公司垫款，不是远期信用证时系统自动审核通过并改变合同记录状态为"执行"。
§ 由"准备"状态改变为"申请"状态：
当上述条件其中一个不满足时系统根据审批授权自动转到相应的审批人，并改变状态为"申请"。
§ 由"申请"状态改变为"执行"或"准备"状态：
这是由审批人通过"审批"确认来完成，如果审批通过则合同状态改变为"执行"；如果审批未通过则合同状态改变为"准备"。
审批人可在审批时通过快捷方式打开所审批的合同明细，查看合同条款。合同提交及审批后系统会发相应提示信息。
? 打印控制：
当合同状态为"准备"或"申请"时不能打印代理进口合同、中英文外贸合同。进口合同的打印需具备导到word文档中的功能，且针对一个进口合同有与某word文档进行关联的功能。
7、进口询价业务员可将对外询价结果在系统中记录，登录询价单，录入询价业务内容及对方报价情况等信息，询价单不需要审批，录入后即可打印输出进口询价单。
8、办理进口批件凡是机电产品需要办理批件：机电产品进口登记表、进口配额证明、机电产品进口证明、进口许可证。
批件交业务员后由业务员在系统中确定进口合同与批件关联关系，记录批件名称、登记表号、提交申请表时间和完成时间及办理人员，批件的登记表号唯一，允许一个批件做多个合同，允许一个合同有多个批件。
理论上批件应在外贸合同签订前输，但由于实际业务操作等因素，系统中批件的办理与合同不加先后的控制。
9、合同移交执行合同的移交为合同签订者与执行者的交接过程，合同移交执行时，交接双方除在系统外的文本交接外，商务部合同经办人需在系统中签收需要执行的合同。
移交控制：合同状态为"执行"，如果是机电产品或软件合同必须有批件与合同的关联关系，满足条件，可进行移交；如果上述条件有一个没有满足则不能完成移交。
10、到单审单合同为L/C时，银行议付单据由财务人员进行到单登记，记录单据详细信息，业务员根据信用证条款等信息对单据进行审单，确认是否承付。
11、实际到货当货物实际到达时，合同执行人员在系统中记录到货情况：到货日期、货物明细、商检情况及是否转运等等；12、信用证管理n 信用证开证：当进口合同需要开信用证时，合同执行人员到财务申请信用证号，根据合同条款填制《信用证申请》（相当于审签单），录入信用证条款等信息，提交并保存后系统根据审批权限的定义转审批。
审批未通过的申请书，业务员、经办人可以修改。审批通过，打印《信用证申请书》，财务到银行开证后登记信用证信息页（现系统开证申请页），输入开证日期及汇率（只显示），免保及提保额等信息，系统中设定各行信用证申请书的标准打印模板。
n 信用证的承付：
财务收到银行承付通知后在公告栏发信息，由业务员（或商务人员）记录到单情况并审单承付，同意承付则财务部做付汇登记。
13、付款管理n 付款申请：当需要支付货款或各种费用时，合同经办人根据合同执行情况和付款条款，在系统中提交付款申请，付款申请可分为付人民币费用、付外币费用、付外币货款三种类型，业务员登录货款或各种费用明细，费用又分为不同的费用类型，各费用类型对应财务的相应科目号，在制作付款申请时可一次录入多种费用类型的费用额，（现系统一条申请记录只对应一种费用类型），付款申请录入后审请审批；制作付款申请时，界面中显示该合同的预收款余额，当此次提交申请后余额为正数时，不需业务员审批，由商务部总经理审批后到财务部；当此次提交申请后余额为负数时，提交后转业务员审批和业务部经理审批。
n 财务付款：
付款申请经审批通过后，财务部执行付款，并生成相应的凭证；当付款申请类型为付外币时，业务员录入进口核销单信息，系统中需打印T/T付汇申请书和进口核销单。
当合同付款方式为L/C时，通过信用证的承付实现付款申请及付汇操作。
n 预警提示：
此外作为一个预警提示点，当申请付款金额大于客户预付款余额时，提交付款申请后系统发出预警信息。