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青岛双桃化工金蝶ERP全面应用的实施体会

点亮神灯ERP项目往往被喻为“飞蛾工程”,而失败的主要原因在于实施方法。针对中国企业现状,金蝶公司创立了一套称之为“金手指”的六步ERP实施法,并建立了一套科学的“蓝色链环”服务管理体系,为客户提供包括前期诊断、咨询、培训、实施等一系列简单、高效的标准化服务过程,每一次服务都对应一套流程和方法,并提供很多工具来帮助企业成功。
结合我们的实施经验,我们深切体会到在ERP项目的实施过程中必须把握好如下关键环节:
企业上下高度重视2002年3月16日企业召开了全面实施ERP启动大会,公司董事长、总经理、金蝶公司副总裁,以及业务骨干300多人参加了大会。会上林风章总经理向全厂各部门的负责人做了通过实施K/3 ERP向管理信息化进军的总动员。会后成立了项目组,项目组由总经理助理、信息中心主任、软件公司实施顾问及各部门业务骨干组成。其主要职责是在总经理的领导下,负责ERP项目的规划、培训、组织、协调工作,确保项目按计划、分步骤顺利实施。
总体规划、分步实施按照总体规划,分步实施的要求,我们将整个ERP工程分为两个阶段,第一个阶段运行财务管理系统中的总账系统、报表系统、应收应付系统、工资系统、固定资产系统,供需链管理系统中的采购管理系统、销售管理系统、仓存管理系统和存货核算系统。第二阶段运行办公自动化系统、管理会计(预算管理)系统、生产管理中的生产计划系统、车间管理系统和成本核算系统。
做好培训工作扎扎实实做好培训工作是顺利实施ERP项目的关键。我们的培训工作包括:计算机基础培训、金蝶软件应用培训、编码培训、业务流程培训、初始数据准备培训等。使各部位业务人员学会使用计算机,学会用计算机进行业务处理。上述培训纳入企业人力资源部门的培训计划,认真考勤与考核,《培训成绩单》作为人力资源管理档案保存。
业务流程再造业务流程再造是在深入调研、广泛讨论的基础上,按照“科学、合理、高效”的原则,继承企业传统管理的先进经验,改进不合理的工作流程,充分利用计算机程序化的特点,对科学的业务流程进行固化和强化。对业务流程再造时我们深入调查研究,结合软件的功能,反复讨论。既不脱离企业的实际,又没有离开软件的功能去搞业务流程重组。
做好数据初始准备数据初始准备包括两方面的工作,一是根据计算机管理的需要,对销售业务、客户信息、采购业务、供应商信息,仓储业务,物料(原材料、辅助材料、产成品)进行编码和对管理属性进行确定;另一方面是将运行前的财务数据、库存数据录入计算机。科学编码体系是ERP系统顺利运行的基础。作为一个企业就离不开物资、设备、部门、人员,要进行计算机管理也就需要一系列的原材料编码、辅助材料编码、设备编码等等,编码时,既要考虑程序的要求,又要考虑保管人员的方便,还要满足财务凭证处理的需要。过细会使今后的工作非常繁杂;过粗又不能满足管理上的某些需求。为了使编码科学合理,我们对有关人员进行了《编码原则与方法培训》,在此基础上将编码工作分解给各个项目组成员,分头完成各自所在部门分管的编码任务,并组织有关部门负责人进行讨论确定。
现场指导,跟踪服务ERP项目的正式运行,标志着新的业务流程和用计算机代替手工处理各项业务的开始。为了保证每一个环节都能在规定的时间内运用新的手段、遵循新的流程完成任务,项目组一方面每日利用网络系统监控系统的运行情况,发现问题及时纠正;另一方面组织项目组人员现场指导、跟踪服务,哪里是关键,哪里就有项目实施人员。项目切换之初,销售是关键,我们全力以赴协助销售操作人员做好发票、出库通知单等的开制与查询。接下来是仓库的入库单、领料单及销售出库单的开制与审核,而月底项目组人员就盯在财务上,协助财务人员审核原始单据,定义凭证模板、制作会计凭证,实现各部门的业务流程规范化,正规化。
做好第一个月的结账工作第一个月能否按时、准确结账,标志着系统运行的成功与失败。因此,要保证财务能够顺利结账,就必须统揽全局,适时监控整个系统的运行情况,发现哪个环节有问题,就果断采取措施,及时解决问题。不能等问题成了堆,到月底才发现、月底再解决,那样工作就会被动。由于我们把工作做在前头,尽管月底出现了一些意外,但经过协调和及时处理,系统6月10日顺利完成了第一次月结账,并准确地提供了会计报表。
目前,第一个阶段的任务已经基本完成。虽然系统在环环相扣地稳步运行,但是,在运行的过程中还是暴露出许多问题,多少年来形成的工作习惯对新的业务流程的影响是巨大的,为了从根本上解决这个问题,我们起草了《双桃业务操作规程》和《关于ERP系统运行过程中“原始凭证”使用规范》,对规范操作过程起到重要作用。

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