项目实施过程如何对ERP系统运行风险控制?
在原型测试之后,如果软件原型有些功能不能满足管理的需求,那么就要进行必要的客户化或二次开发的工作。一般说客户化或用户化是不需要修改源程序的,例如报表格式的修改等;而二次开发可能涉及源程序,但是应尽可能把软件的数据下载到一个工作站或微机上开发程序进行补充调整,然后再上载回去。
所谓的实战性模拟运行,主要的目的是为了测试修订后的系统,把经营管理中的实际数据输人到系统中去,进一步验证,直到确认符合管理需求,可以放心地实际应用为止。
同样,模拟之前要有模拟提纲,模拟过程要有记录。实战性模拟的结果,必须得到各个业务部门主管的认可;如果有没有研究透彻的地方,需要及时补课,寻求可行的解决方案。
最后,由项目领导小组召开会议,通过演示,征求所有相关的业务人员的意见,取得基本一致同意以后,草拟按照新的业务流程制定的“工作规程和工作准则”,作为切换实施的规范化依据。
3.并行运行
如果实战性模拟已经得到高层管理人员的批准,并得到各个部门管理人员的一致认可,而且实战性模拟运行工作扎实,就没有必要经历并行运行阶段。并行运行可以理解为一种切换前的预演,是一种特殊的模拟测试。员工对新系统不熟悉、不放心,不敢把原有的手工管理全部扔掉,所以有一段新老系统并行运行阶段。
但是,并行运行会带来一些问题,如新老系统运行的结果不一致时,以什么为准?以老的为准必然会否定新系统的价值,以致新系统迟迟不能用上。新老系统同时运行,每项业务要做双份工作,增加了管理的工作量,加重员工的负担,同时也加大企业的运行成本,因此,并行运行的时间根据系统的特点与企业的实际情况适当的缩短。
4.重视系统切换
不少企业由于受管理基础和人力资源的限制,希望能够分模块逐个实施。ERP是一个信息高度集成的系统,如果先上一个子系统,所有属于其它子系统的业务流程数据,都将通过各类传票用手工录入,因此,不能体现信息集成的优势;而且一个一个模块走,必然会延长实施进度。
如果分模块实施,还不利于系统模拟运行,不利于说明一些业务之间信息的相互集成关系,有了问题也不易及时发现并解决,放到以后再补课,必然会引起不少修改返工。
有些企业实施了两三年还没有结束,这个问题是其中原因之一。因此,各个子系统最好是一起上,才有可能见到信息集成带来的效益。
如果实行分步实施,也应该是先上一个车间,或一个仓库,取得经验后再逐步推广,而不要割断业务流程。割断了业务流程,等于破坏了信息集成,与建立管理信息化的初衷是相背的。
为了顺利切换,要抓好培训,在培训的基础上整理好数据,在基本数据完整后进行模拟。把最后模拟运行的"管理模式"当众宣布并演示,得到广大管理人员和高层经理认可批准后,再到实践中执行。有了群众基础,切换工作就会容易得多。宁可在打基础工作上多花些时间,一定要特别注意项目管理要求的先导与后续工作的关系,一步一个脚印,稳扎稳打,不要在系统切换工作上起波折反复,欲速则不达。
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