根据业内部分企业的经验，在文档管理过程中，企业可以对文档目录进行完整的四级管理。比如，其目录结构中要包括：项目名称-项目地点-实施阶段-对应的ERP模块名称。值得提出的是，文件名最好能够明白易懂，比如，本地生产计划管理业务初次调研分析文档可以命名为“Local_BI_PP_第一次调研记录”。
另外，文档的版本号管理可以参考以下规则：
创建文件时，文档设为1.0版。如果内容有所调整，每次调整之后要进行版本升级，并由相关的实施人员签署其更改人的姓名与更改时间。
初次提交给客户的文档作为实施人员最终形成的最高版本，但是仍属于版本1的内容。经过客户确认或者提出了修改意见后再次提交时，文档可以由版本1升级为版本2，然后再正式提交，并进行文档存档。经过客户修改后的文件可以逐次提高版本号。
在文档开始部分，管理人员可以列明一个表格，以表明版本控制信息：
除用于沟通之外，重要的文档需要进行各级审核。管理人员一般要确定文档审核的默认时间(比如3天)，超过预定时间就可以视作确认处理。阶段性成果审核的文档应该由相关客户公司主管经理签字，以确认阶段性成果符合要求并由客户予以接受。
在ERP实施过程中，客户可能还会经常发生项目实施范围与计划的变更情况。这时候，文档管理人员要做的文档内容应该包括：项目范围或内容的变更情况以及变更理由、变更部分在项目实施过程中的状态、变更对于项目进程和项目费用可能产生的影响等。在内容变更之后，项目文档进入变更批准流程，经过讨论、审核，提交给项目组各级领导。在提交给领导时，相关方面要根据影响的重要性确定文档提交的领导层的高度。文档批准以后方可执行。
此外，项目文档管理对于整个ERP项目实施的质量监控具有重要意义，这一点就如同ISO体系中的质量记录。通过对项目计划与项目目标文档进行对照，有关方面可以有效地监控项目实施的质量。

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